Sigurnost informacija i dalje je u središtu pozornosti – u medijima, u javnoj svijesti i, najvažnije, u načinu na koji tvrtke troše svoje proračune za IT. Podaci, i pristup tim podacima, vrlo su vrijedni ciljevi za kriminalce.

No promjene načina na koji radimo radikalno utječu na sigurnosno okruženje. Sve više organizacija upravlja hibridnim radnim modelom, omogućujući zaposlenicima da se fleksibilno kreću između lokacija: od središnjeg ureda do dijeljenog radnog prostora, do radnog stola kod kuće, pa čak i „u pokretu“, dok se kreću iz jednog radnog prostora u drugi.

Iako ovaj novi način rada nudi brojne prednosti, hibridni i udaljeni rad učinili su upravljanje sigurnošću informacija složenijim. No ti izazovi nisu nepremostivi kad su vam na raspolaganju prava tehnologija i podrška.

U nastavku istražujemo četiri često postavljana pitanja organizacija koje upravljaju hibridnim radnim okruženjem i objašnjavamo kako im Canon može pomoći.

Bilo da postavljate hibridno radno okruženje ili želite optimizirati postojeće, sigurnost treba biti na prvom mjestu. Međutim, uobičajeno je da organizacije pristupaju odvojeno tim ciljevima, najprije ulažući u tehnologiju kako bi se omogućio hibridni rad, a zatim kreću na osiguravanje proširenog radnog okruženja. Organizacije mogu uštedjeti vrijeme i izbjeći „dvostruko plaćanje“ tako da pažljivije istraže sigurnosne mogućnosti rješenja za hibridni rad prije nego što ih usvoje.

U tvrtki Canon sigurnost je najvažnija, od ugrađene zaštite od kibernetičkih rizika u našem hardveru i softveru do načina na koji proučavamo, implementiramo i isporučujemo rješenja. Zapravo, Quocirca je prepoznala tvrtku Canon kao predvodnika u zaštiti dokumenata i ispisa¹, pa tako možete biti bezbrižni jer kad se udružite s tvrtkom Canon radi optimizacije postavljanja hibridnog rada, sigurnost informacija je u središtu rješenja.

Važno je uzeti u obzir kako će informacije teći kroz radna okruženja vaše organizacije, bilo da se radi o kreiranju, dijeljenju, spremanju ili brisanju dokumenata; svaka od tih točaka predstavlja potencijalnu ranjivost. Jedna od prednosti našeg iskustva u upravljanju dokumentima i informacijama je to da nudimo stručnost kroz cijeli životni ciklus informacija.

Naš ekosustav, koji obuhvaća hardver, softver i usluge, dizajniran je za holistički rad u zaštiti vaših informacija u svakoj fazi, bilo kad i bilo gdje. Naši hardverski proizvodi, zajedno s poslovnim rješenjima, pružaju ugrađenu zaštitu zahvaljujući značajkama kao što su šifriranje podataka, bilježenje aktivnosti, siguran pristup dokumentima u oblaku i provjera autentičnosti korisnika, a svrha je pobrinuti se da dokumentima na uređaju može pristupiti i ispisati ih isključivo korisnik kojemu su namijenjeni.

Istovremeno, naša rješenja za upravljanje dokumentima pomažu vašoj organizaciji u pružanju sigurnog spremišta i platforme za suradnju za informacije vaše tvrtke. Naša pametna rješenja mogu prepoznati uobičajene dokumente i primjenjivati automatska sigurnosna pravila radi ograničenja pristupa, tako da određene informacije mogu vidjeti samo oni koji to trebaju.

Na kraju, provođenje sigurnosnih pravila ne bi trebalo zahtijevati nazočnost IT timova. Međutim, organizacije može brinuti to kako osigurati da se udaljeni zaposlenici pridržavaju najboljih praksi, bez stvaranja ogromnog radnog opterećenja IT timova i frustracije za zaposlenike zbog mikroupravljanja ponašanjem.

Svaka će organizacija imati koristi od obrazovanja svojih zaposlenika o tome kako da svoje podatke zaštite i razlozima iza pravila. Međutim, formaliziran i dosljedniji način provedbe sigurnosti trebao bi imati naročito visok prioritet za svaku tvrtku koja djeluje u hibridnom okruženju.

Naša rješenja za upravljanje informacijama utemeljena na oblaku, uključujući Therefore Online i uslugu Suradnja u radnom prostoru u oblaku – automatizacija procesa, zaposlenicima pružaju strukturiran i siguran način za pristup, pohranu i dijeljenje dokumenata. Budući da se radi o rješenjima utemeljenima na računalnom oblaku, zaposlenici mogu pristupati tijekovima poslovnog procesa za dokumente gdje god se nalazili. Međutim, ugrađena i nenametljiva sigurnost pruža pravila koja korisnike sprječavaju u uvođenju novih sigurnosnih ranjivosti.

Na primjer, kontrole pristupa sprječavaju zaposlenike u otvaranju osjetljivih dokumenata bez dopuštenja, dok automatizacija ugrađena u svako rješenje osigurava da se dokumenti usmjeravaju izravno odgovarajućem zaposleniku u svakoj fazi tijeka poslovnog procesa.

Gartner je ustanovio da su upotreba osobnih uređaja i IT-a u sjeni još uvijek uobičajeni kod udaljenih zaposlenika, s više od pola zaposlenika koji priznaju upotrebu aplikacija za suradnju ili web-usluga koje njihova tvrtka nije odobrila². Razmislite zašto bi odabrali neodobrene tehnologije. Odgovor je obično jedan od dva razloga.

Prije svega, kad rade izvan ureda, možda kod kuće ili u pokretu s osobnim uređajem, zaposlenici mogu upotrebljavati alate koje upotrebljavaju u svakodnevnom životu, jednostavno iz navike i zato što su upoznati s načinom na koji rade. Možda nisu svjesni rizika koje mogu uvesti upotrebom tih alata, pa je najbolja strategija za rješavanje tog ponašanja obrazovanje i obučavanje.

Drugo, zaposlenik se može okrenuti tim alatima jer ima problema s onima koje pruža tvrtka. Možda su spori, složeni ili zahtjevni za pristup izvan tvrtke.

Osiguravanje alata jedna je stvar, ali usvajanje ovisi o tome jesu li besprijekorni i jednostavni za upotrebu. U tvrtki Canon to uvijek razmatramo prilikom dizajniranja rješenja. Usluga Suradnja u radnom prostoru u oblaku – automatizacija procesa i Therefore Online omogućuju zaposlenicima jednostavnu interakciju sa svojim dokumentima u stvarnom vremenu, gdje god se nalazili, s bilo kojeg odobrenog uređaja i bez frustrirajućih kašnjenja. No, ključno je da pružaju i sveobuhvatnu unutarnju sigurnost dokumenata. Zajedno s našim hardverskim proizvodima, osiguravamo zatvorenu petlju kako bismo uvijek bili sigurni.

Znamo da sigurnost informacija, blago rečeno, nije laka. Želimo organizacijama omogućiti da usvoje odgovarajući radni model bez bojazni da će ugroziti sigurnost ili podatke.

Rad s pouzdanim partnerom može značiti manji pritisak na tim i pružiti vam podršku u procjeni sigurnosnih rizika u IT infrastrukturi, što vam pomaže u predviđanju ranjivosti i izgradnji tehnološkog ekosustava koji štititi od njih, bez obzira na to gdje se nalaze vaši zaposlenici.