Tri nečujna uska grla u vašim operacijama (i kako ih popraviti)

Voditelji operacija uložili su znatne iznose u platforme za planiranje resursa poduzeća (ERP), automatizaciju tijekova rada i alate temeljene na računalnom oblaku, ali mnogi i dalje primjećuju neučinkovitost, rizike za sukladnost i fragmentirane procese koji usporavaju poslovanje.

Danas izazov timova za operacije više nije digitalizacija tijekova rada, već njihova integracija u šire poslovanje radi poboljšanja učinkovitosti, jačanja sukladnosti i povećanja poslovne agilnosti.

Jasno je da sama tehnologija ne jamči učinkovitost. Mnogi tijekovi poslovnog procesa i dalje su barem djelomično ručni, uz podatke koji su zadržani u izoliranim sustavima, odobrenja koja zaostaju i praćenje sukladnosti koje zahtijeva ljudski nadzor. Ne iznenađuje da 69 % voditelja operacija i lanaca opskrbe kaže kako njihova ulaganja u tehnologiju nisu ostvarila očekivane rezultate¹, kako pokazuju istraživanja PWC-a.

Ako se usredotoče se na dva često zanemarena izazova ručnih procesa – nepovezane sustave i nedostatak vidljivosti zbog sukladnosti – voditelji operacija mogu deblokirati uska grla u informacijama i ostvariti puni potencijal svojih digitalnih ulaganja.

Iako većina papirnatih procesa možda više ne postoji, neučinkovitost opstaje u poluautomatiziranim tijekovima poslovnog procesa, nepovezanim sustavima i slijepim točkama sukladnosti. Rješavanje tih problema ne zahtijeva nužno više tehnologije, nego pametniji i povezaniji pristup upravljanju informacijama.

Unatoč modernim, digitaliziranim okruženjima, mnogi ljudi i dalje rade na kritičnim poslovnim tijekovima rada uz sve zastarjelije načine. Postupci kao što su odobrenja faktura, izvješćivanje o sukladnosti i upravljanje prostorima za poštu često uključuju nepotrebne ručne unose podataka, lance e-pošte i nepovezane proračunske tablice.

Obrada fakturiranja (AP) najbolji je primjer. Mnogi timovi za AP i dalje se oslanjaju na odobrenja faktura temeljena na e-pošti i ručni unos podataka, što dovodi do brojnih kašnjenja i skupih pogrešaka. Nasuprot tome, ispravno automatizirano bilježenje, provjera valjanosti i odobrenje faktura ubrzavaju protok novca, poboljšavaju točnost i oslobađaju vrijeme financijskih timova za više strateške poslove.

Nepovezani ili izolirani sustavi znatno usporavaju rad. Kada se sustavi ne integriraju pravilno, zaposlenici moraju ručno prenositi podatke između ERP-a, upravljanja odnosima s kupcima (CRM), financija i platformi za upravljanje dokumentima. To dovodi do pogrešaka, uskih grla i još više izgubljenog vremena.

Proces upravljanja ugovorima klasičan je primjer. Mnoge tvrtke i dalje se oslanjaju na e-poštu i proračunske tablice za upravljanje svojim ugovorima, što otežava svaki oblik praćenja odobrenja, upravljanja verzijama i provedbe sukladnosti. Automatizacija tih tijekova poslovnog procesa ugovora – od sastavljanja do odobrenja i izvršenja – pruža potpunu vidljivost procesa, brže vrijeme obrade i kontinuirano praćenje sukladnosti.

Regulatorni zahtjevi povećavaju se, ali mnogim organizacijama nedostaje vidljivost potencijalnih rizika u zaštiti dokumenata, upravljanju informacijama i sveukupnoj sukladnosti propisima. Na primjer, 53 % tvrtki nema prava na automatizirani pristup dokumentima² – to znatno povećava izloženost regulatornim kaznama i negativnom PR-u.

Jednostavno rješenje za te probleme je digitalni prostor za poštu koji pomaže pojednostaviti sukladnost automatskim snimanjem i usmjeravanjem dolaznih dokumenata. Bez obzira na to jesu li stigli putem e-pošte, skeniranog papira ili digitalnih obrazaca. Digitalni prostor za poštu osigurava da svaki poslovni dokument trenutno stigne do odgovarajućeg pojedinca ili tima bez rizika da će osjetljive informacije završiti u pogrešnim rukama.

Poboljšanje upravljanja informacijama donosi mnoge prednosti vašoj organizaciji i poboljšava otpornost, agilnost i isplativost u cijeloj tvrtki. Međutim, kao što je objašnjeno u posljednjem odjeljku, čak i tvrtke koje su prešle na digitalne procese i tijekove poslovnog procesa često se bore s nepotpunom automatizacijom, izoliranim sustavima podataka i sigurnosnim nedostacima koji ometaju donošenje odluka. Dakle, kako operativni timovi mogu iskoristiti mogućnosti svojih ulaganja u digitalizaciju?

Smanjenjem ručne intervencije u ključnim tijekovima poslovnog procesa može se znatno poboljšati učinkovitost osnovnih poslovnih procesa. Prema istraživanju tvrtke Canon³, učinkovita automatizacija može skratiti vrijeme obrade za do 50 % – vrijeme koje timovi mogu umjesto toga posvetiti strateškim poboljšanjima, a ne ponavljajućim zadacima.

Povezivanjem informacijskih tijekova poslovnog procesa u svim poslovnim sustavima kao što su ERP, CRM i upravljanje dokumentima uklanjaju se moguće prepreke i omogućuju brže odluke koje se temelje na podacima. Za tvrtke koje provode sveobuhvatnu automatizaciju postoji 75 % veća vjerojatnost da će dobiti konkurentnu prednost u odnosu na neautomatizirane tvrtke⁴.

Sukladnost je još jedno područje u kojem pametnije upravljanje informacijama ima ključnu ulogu. Samo 51 % IT timova kaže da je zadržavanje dokumenata u potpunosti automatizirano⁵, što, naravno, povećava rizik od kršenja pravila sukladnosti, ali i stvara ogromnu količinu posla za timove koji će ručno upravljati tim procesom. Uvođenjem upravljanja informacijama na razini tvrtke, tvrtka trenutno jača sigurnost dokumenata, pojednostavljuje osiguravanje sukladnosti i smanjuje izloženost pravnim rizicima.

Rezultat? Istraživanja pokazuju da tvrtke koje optimiziraju informacijske tijekove poslovnog procesa mogu smanjiti operativne troškove⁶ za do 30 %. Jednostavnim optimiziranjem vremena obrade dokumenata, eliminiranjem ručne primopredaje i automatizacijom provjera usklađenosti, svaka tvrtka može uštedjeti istovremeno poboljšavajući produktivnost.

Iako digitalna optimizacija može izgledati kao zastrašujući potencijal, u stvarnosti je samo niz jednostavnih koraka:

1. Procijenite trenutačne tijekove poslovnog procesa kako biste utvrdili uska grla i ručne intervencije koje usporavaju rad.
2. Razdvojite izolirane sustave integriranjem informacija u sustave ERP-a, CRM-a i sukladnosti.
3. Automatizirajte procese visokog učinka, kao što su odobrenja faktura, upravljanje ugovorima i trenutno usmjeravanje dokumenata putem digitalnog prostora za poštu.
4. Poboljšajte sigurnost i sukladnost provedbom pravila za automatizirano zadržavanje, kontrola pristupa i inicijativa upravljanja na razini tvrtke.
5. Surađujte sa stručnjacima koji znaju kako učinkovito integrirati rješenja za upravljanje informacijama.

Sljedeća faza digitalne transformacije u operacijama nije usvajanje još više tehnologije. Umjesto toga, moramo učiniti da tehnologija radi pametnije. Tvrtke koje mogu premostiti jaz učinkovitosti – pametno automatizirati, integrirati svoje sustave i osigurati neometan tijek podataka u cijeloj tvrtki – dobit će ključnu prednost u brzini, uštedi troškova i operativnoj otpornosti.

Ključ je prepoznati prilike za automatizaciju ključnih tijekova poslovnog procesa, povezivanje različitih IT sustava u tvrtki i smanjenje oslanjanja na ručno osiguravanje sukladnosti. Tek nakon toga tvrtka će shvatiti prednosti i početi najbolje iskorištavati svoju digitalnu transformaciju.

Učinkovito upravljanje informacijama nije samo velika ambicija, već i strateška prednost na koju svaka organizacija treba obratiti pozornost. Ono potiče mjerljiv poslovni učinak. Uz prava rješenja, kao što su digitalni prostori za poštu, upravljanje ugovorima i automatizacija AP-a, organizacije konačno mogu prevladati fragmentirane tijekove poslovnog procesa kako bi izgradile operativni model budućnosti.