Od papira do progresa: kako pametnije upravljanje informacijama o ljudskim resursima omogućuje strateški učinak

Ali uz sav taj napredak, zašto nije napredovao i način rada u ljudskim resursima? Drugim riječima, zašto toliko zaposlenika ljudskih resursa još fotokopira ugovore i ručno unosi podatke u proračunske tablice kao da i dalje živimo u 2005.?

Iako su u mnogim tvrtkama zavladale promjene politika zapošljavanja i načina rada koje ljudske resurse stavljaju u središte pozornosti i ubrzavaju razvoj iz taktičke funkcije u strateški prioritet, mnogi odjeli za ljudske resurse i dalje su opterećeni ručnim procesima, sporim tijekovima poslovnih procesa i fragmentiranim sustavima.

Unatoč napretku u tehnologiji radnog mjesta, 48 % stručnjaka za ljudske resurse svoje upravljanje informacijama ocjenjuje kao osrednje ili loše¹. Mnogi se još uvijek oslanjaju na papirologiju, lance e-pošte i proračunske tablice kako bi pratili dokumentaciju zaposlenika, sukladnost i ocjene rezultata. Ta neučinkovitost troši vrijeme, povećava rizik i ograničava sposobnost ljudskih resursa da pruže stratešku vrijednost.

Kako bi timovi za ljudske resurse mogli pružiti najveću vrijednost modernim tvrtkama, potrebno je odmaknuti se od reaktivnog izvršavanja zadataka i okrenuti predviđanju poslovnih potreba. Kako bi se to dogodilo, timovi za ljudske resurse trebaju alate za učinkovitiju administraciju uz manji nadzor, čime se oslobađaju i postaju sposobni poticati promjene u svojim organizacijama.

Kada procesi u ljudskim resursima ne funkcioniraju, to osjeća cijela organizacija.

Loše iskustvo uvođenja, na primjer, može ostaviti trajan dojam. Utjecaj može biti ozbiljan: jedan od četiriju zaposlenika osjeća se razočarano unutar prva tri mjeseca². Loši sustavi također predstavljaju potencijalne rizike sukladnosti: 31 % organizacija priznaju da imaju nedovoljnu sigurnost podataka u ljudskim resursima³. Te neučinkovitosti povećavaju promet, stvaraju rizike upravljanja i sprečavaju ljudske resurse u postizanju strateških prioriteta.

Timovi za ljudske resurse u prosjeku troše pet ili više sati tjedno na administrativne zadatke⁴ – a u većim organizacijama taj broj naglo raste. U nedostatku učinkovitih digitalnih sustava stručnjaci za ljudske resurse provode više vremena u ishođenju odobrenja, ručnom praćenju sukladnosti i sastavljanju izvješća umjesto da se usredotoče na strategiju za talente.

Iako odjeli za ljudske resurse rukuju osjetljivim informacijama o zaposlenicima, mnogi se još uvijek oslanjaju na nepovezane proračunske tablice, papirnate zapise ili zastarjele sustave. Same novčane kazne u okviru OUZP-a 2023. prekoračile su 2,1 milijardu eura diljem EU-a⁵. Bez sigurnog, automatiziranog praćenja sukladnosti u ljudskim resursima organizacije se suočavaju s povećanim pravnim rizikom.

Timovi ljudskih resursa imaju vrijedne podatke o radnoj snazi, ali često im nedostaje alat za njihovu analizu i djelovanje na temelju njih. Kako rukovoditelji ljudskih resursa odlučuju usvojiti stratešku poziciju u odnosu na rukovodeće timove, pristup uvidima u stvarnom vremenu u trendove zaposlenika, manjkavosti vještina i rizike zadržavanja bit će od ključne važnosti kako bi donošenje odluka bilo proaktivno umjesto reaktivno⁶.

Vodeće organizacije kreću se prema automatiziranim, prvenstveno digitalnim procesima za ljudske resurse koji skraćuju administraciju, poboljšavaju sigurnost i daju uvide iz podataka. To im daje prednosti koje znatno premašuju mogućnosti tradicionalnog upravljanja ljudskim resursima.

Timovi ljudskih resursa koji primjenjuju automatizaciju uvelike smanjuju administrativna radna opterećenja. Tvrtka Canon Italy, na primjer, interno je uvela sustav za digitalno upravljanje slučajevima u ljudskim resursima, čime je administracija skraćena za 15 % i poboljšano je praćenje sukladnosti⁷. Funkcije kao što su samouslužni portali ljudskih resursa omogućuju zaposlenicima da pristupe politikama, zatraže dopust i ažuriraju zapise bez ručne intervencije odjela za ljudske resurse, čime se broj upita smanjuje za do 50 %⁸.

Automatizirano praćenje dokumenata, nadzor sukladnosti i siguran pristup informacijama o ljudskim resursima na temelju uloga značajno smanjuju rizike za sukladnost i sigurnost. Postignut je dobar napredak – više od 53 % voditelja IT-a već provodi automatizirane sigurnosne mjere za evidenciju ljudskih resursa kako bi spriječili neovlašteni pristup⁹.

Timovi za ljudske resurse primjenjuju različite metode za praćenje kritičnih podataka o radnoj snazi kao što su trendovi fluktuacije zaposlenika i zapošljavanja. U mnogima od tih metoda radnici u odjelu za ljudske resurse ručno pregledavaju informacije iz različitih izvora i sastavljaju izvješća o statusu. Upravljačke ploče u stvarnom vremenu pružaju i trenutan pristup tim podacima i prediktivnu analizu kako bi voditelji ljudskih resursa mogli predvidjeti potrebe zapošljavanja, prepoznavati rizike smanjenja radne snage i planirati zatvaranje budućih nedostataka u vještinama¹⁰.

Prije svega, naglasak u ljudskim resursima leži na ljudima, a ne na procesima. Prvenstveno digitalan pristup poboljšava uvođenje, praćenje rezultata i dostupnost usluga ljudskih resursa te pruža zaposlenicima besprijekorno digitalno iskustvo koje očekuju. Istraživanje tvrtke Canon pokazuje da tvrtke koje moderniziraju svoje sustave ljudskih resursa imaju porast zadovoljstva zaposlenika od 25 %¹¹.

Za mnoge timove ljudskih resursa digitalizacija upravljanja informacijama može biti naporna. Srećom, transformacija ne mora biti bolna ni dogoditi se preko noći. Strukturirani, fazni pristup osigurava brze pobjede i istovremeno postavljanje temelja za dugoročnu digitalizaciju.

1. Procijenite trenutačne neučinkovitosti – utvrdite uska grla u radnim procesima odjela za ljudske resurse i praćenju sukladnosti.
2. Odaberite integrirani informacijski sustav za ljudske resurse (HRIS) – osigurajte da obuhvaća značajke automatizacije, analitike i kontrola sigurnog pristupa.
3. Digitalizirajte i centralizirajte evidenciju o zaposlenicima – prijeđite s papirnatih sadržaja na digitalnu pohranu radi bržeg pristupa i veće sigurnosti.
4. Automatizirajte ključne tijekove poslovnog procesa za ljudske resurse – počnite s područjima kao što su uvođenje, praćenje sukladnosti i upravljanje rezultatima kako biste postigli brze koristi.
5. Poboljšajte sukladnost i sigurnost – uvedite politike automatskog zadržavanja dokumenata, zapisnike nadzora i pristup na temelju uloga.
6. Podržite usvajanje novih sustava uz obuku i upravljanje promjenama – osigurajte da se timovi i zaposlenici odjela za ljudske resurse naviknu na nove sustave.

Rukovoditelji ljudskih resursa imaju jedinstvenu priliku nanovo definirati svoju ulogu u poslovanju. Više nisu samo administratori, već postaju strateški pokretači, planeri radne snage i donositelji ključnih odluka. No za to im trebaju moderni digitalni alati koji im omogućuju da se usredotoče na ljude, a ne na papirologiju.

Prelazak na inteligentno upravljanje informacijama nije pitanje učinkovitosti – to je temeljna promjena u načinu rada ljudskih resursa. Oni koji se moderniziraju poboljšat će iskustvo zaposlenika, ojačati sukladnost i steći uvid potreban za postizanje poslovnog uspjeha.

Pitanje više nije treba li digitalizirati ljudske resurse, nego koliko se brzo vaša organizacija može kretati.