„PONEKAD MORAM DA ODEM DO ARHIVA I DA TAMO PROVEDEM U NAJBOLJEM SLUČAJU NEKOLIKO MINUTA DA BIH PRONAŠAO NEKI SPIS, A ZATIM I DEO SPISA KOJI TRAŽIM. SADA ČITAV PROCES TRAJE NEKOLIKO TRENUTAKA.“
Prvi koraci ka digitalizaciji
Međutim, uprkos proširenju tima i preraspodeli radnih zadataka, Advokati Cvijanović susreli su se sa sve većim brojem pravnih akata, spisa i korespondencije koju su skoro isključivo čuvali u fizičkom obliku. Pregled statusa slučajeva je bio otežan jer je više zaposlenih radilo na određenom slučaju. Dokumenti su cirkulisali po kancelariji i često nije bilo jasno kod koga su i u kojoj fazi obrade se nalazi koji predmet. Budući da je broj otvorenih slučajeva bio 3.500, trebalo je preduzeti korake.
Glavni zahtevi:
- Evidencija dolazne pošte, označavanje bar kodovima i delegiranje korespondencije odgovarajućim zaposlenima
- Mogućnost praćenja dokumentacije i njenog statusa
- Brzo i jednostavno pretraživanje dokumenata
- Osiguravanje usklađenosti sa rokovima za predavanje dokumenata